Diseño de un plan de gestión de archivos (organización, almacenamiento y recuperación)

Nombre de archivos

Fotos:

Dejar el nombre que crea la cámara por defecto (IMG111). Es más fácil agruparlas por carpetas.

Vídeos:

Utilizar palabras clave que expliquen el contenido. No hacen falta artículos ni preposiciones. Ej.: Vacaciones verano

Documentos:

Utilizar palabras clave que expliquen el contenido. No hacen falta artículos ni preposiciones. Aunque la fecha se crea como metadato, puede ser útil incluir el año en el nombre del archivo. Ej.: Factura luz enero 2015

Estructura de carpetas

Fotos y vídeos personales:

Ordenar las fotos por fecha. Carpeta principal de fotos con subcarpetas que indiquen el año. En cada año, crear una subcarpeta con los meses.

Documentos personales:

Ordenar los documentos por temas. Ej.: Facturas, billetes, suscripciones, documentación, títulos, contratos… Dentro de cada carpeta, dependiendo del número de archivos, crear subcarpetas. Ej.: Facturas/Gas y electricidad; Billetes/Avión…

Documentos profesionales (docencia):

Ordenar las clases por asignatura, curso y unidad. Crear una carpeta para una asignatura y un curso determinado y subcarpetas para cada unidad o tema con sus correspondientes recursos. Los recursos en cada carpeta pueden tener un número: 01 colores, 02 animales, 03 números… de esta manera es más fácil saber el orden en el que se presentará el contenido a los alumnos. Esta información no variará o variará muy poco de un año para otro.

Ej.: Si voy a Español/primero/unidad1, tendré documentos, vídeos e imágenes que me ayudarán a preparar mi clase. Además, si les he puesto un número a esos recursos, sabré cuáles tendré que usar primero.

Crear carpetas cuyo título sea el año académico que empieza (1617). A diferencia de las carpetas anteriores, aquí puede incluirse información de tipo administrativo que puede variar de un año a otro. De ahí que proponga este título. En estas carpetas se crearán subcarpetas para los planes de estudio, notas, informes, políticas de actuación y uso de recursos, etc.

Acceso y almacenamiento

El sistema del colegio suele crear copias de seguridad que se sincronizan con el sistema. Además, puedo usar OneNote o DropBox con mis archivos personales. Otra alternativa es el uso de una memoria externa donde almacenar todos los archivos.

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